Une planification de travail peut devenir rapidement un casse-tête : respect du temps de travail individuel, compétences utiles sur un poste, échanges de planning, calculs des primes ou des heures supplémentaires, couverture d’horaires étendus… Les solutions logicielles spécialisées de gestion de plannings sont devenues nombreuses sur le marché afin de répondre aux manques des gestions faits uniquement sur des tableurs.
Les fonctionnalités d'un bon logiciel de planification
Quand c'est une question d'outil de planning, vous pouvez trouver quelques fonctionnalités de base. Cependant, tous les logiciels visibles sur le marché (sur support ou en téléchargement, payants ou gratuits) ne possèdent pas ces fonctionnalités de base. Le logiciel de planification à choisir doit effectuer quelques tâches. Il s'agit notamment de la gestion des ressources humaines, du programme informatique fait pour le planning d’une entreprise, ce qui facilitera la gestion RH, celle de toutes les ressources matérielles et des outils indispensables au fonctionnement de la société. Il y a également la gestion des projets. Un outil de planning fiable doit permettre aux chefs de projet de gérer leurs activités et celle de l'équipe. Ces derniers vont pouvoir attribuer certaines tâches, partager des délais, analyser l’avancement des activités, vérifier la production, organiser l’utilisation des salles de réunion et des outils.
Analyser les besoins de l'entreprise
Un outil de travail fiable est un équipement qui peut répondre aux besoins de votre entreprise. C'est alors essentiel pour un dirigeant de prendre un peu de temps pour évaluer l'activité et noter les points qui permettront d'aboutir à une meilleure évolution. Question planning, il devra déterminer les éléments que ce dernier va améliorer. Parfois, un logiciel de planification peut optimiser des processus de production et permettre la distribution des activités entre les acteurs, l’analyse des tâches, le suivi de production, la gestion des outils de travail et l’analyse des activités.
Bien choisir vos outils de diffusion et de planning
Un planning bien élaboré est avant tout un planning partagé et connu de tous. De ce fait, un outil simplifiant la diffusion des plannings sous plusieurs formats (papier, SMS, lien intranet, e-mail) est à privilégier. Une communication utile du planning permettra aux collaborateurs de mieux s’organiser, ce qui favorisera l’équilibre de la vie pro et perso. Une communication des plannings bien basée permet également aux collaborateurs d’être informés de toutes les tâches à faire ; un vecteur de bien-être au travail qui reste encore sous-estimé. Opter aussi pour la bonne solution de planification, celle qui peut répondre aux attentes de l’organisation, reste une étape incontournable pour aboutir à la digitalisation des plannings. Associer un comité d’utilisateurs à ce choix, composé de représentants RH et de managers ainsi que d’utilisateurs, vous permet de voir que l’outil est facilement adaptable à un plus grand nombre.